All’inizio del nuovo anno sembra che la fine della pandemia globale stia volgendo al termine. Non vediamo l’ora di vedere la nostra sede prenotarsi con riunioni dal vivo, conferenze, matrimoni e feste, ma ci aspettiamo anche di vedere una grande ondata di eventi virtuali. Il mondo ha imparato che, sebbene non ci sia alcun sostituto per eventi faccia a faccia, lo streaming live e gli eventi virtuali sono anche un modo incredibilmente efficace ed economico per entrare in contatto con persone con cui non puoi condividere uno spazio fisico.
Per molti organizzatori il loro primo coinvolgimento in un evento virtuale è stato nel 2020. È anche possibile che tale evento doveva essere live e il suo trasferimento su una piattaforma digitale è stato pianificato in “modalità di crisi”, con poche possibilità di dare al marketing il tempo e lo sforzo necessari.
Ora che gli eventi virtuali sono qui per restare, abbiamo pensato ecco alcuni suggerimenti da parte di una nota agenzia eventi di Milano che possono essere davvero d’aiuto.
Inviti
Una cosa di cui devi essere consapevole durante la pianificazione del tuo evento virtuale è che comunicherai con potenziali partecipanti con una vasta gamma di competenze ed esperienze digitali. Dovrai considerare attentamente il livello di know-how tecnico del tuo pubblico per assicurarti di trovare il giusto equilibrio tra non diventare eccessivamente tecnico con le tue parole, ma assicurarti di sembrare che tu sappia di cosa stai parlando a coloro che sanno.
Se utilizzi lo stesso formato, software o soluzione digitale di un evento precedente, potresti considerare di dividere l’elenco degli inviti in due sezioni: neofiti e rimpatriati. Potresti quindi adattare la tua formulazione in modo più appropriato per i tuoi diversi pubblici.
Prenotazione e registrazione
Ti consigliamo di acquisire tutti i dati dei tuoi partecipanti in un unico posto per rendere la tua analisi post-spettacolo il più semplice possibile. L’utilizzo della stessa piattaforma online per la prenotazione e la registrazione renderà tutto più semplice. Questo ti darà anche un vantaggio sul marketing del prossimo anno, poiché inizierai con lead interessanti.
Vale la pena in questo primo punto del viaggio di pianificazione pensare all’analisi post-evento. La piattaforma che stai utilizzando ti dà l’opportunità di creare un questionario per i tuoi delegati in modo da poter valutare il successo del tuo evento? In caso contrario, potrebbe valere la pena acquistarne uno che lo faccia.
Email Marketing
L’inasprimento delle norme e dei regolamenti sulla protezione dei dati (GDPR) nel 2018 significa che tutti, si spera, ora ricevono meno spam e posta indesiderata rispetto a prima. Questa è un’ottima notizia a molti livelli, in particolare per gli operatori di marketing e gli organizzatori che desiderano contattare i delegati che sono sinceramente interessati alla loro corrispondenza.
Ci sono diverse cose da considerare quando si utilizza l’email marketing:
- Assicurati che i tuoi dati siano puliti avendo collegamenti di annullamento dell’iscrizione su ogni posta in uscita
- Assicurati che il nome del tuo evento / attività commerciale sia facile da visualizzare nella posta in arrivo delle persone, ovvero prima che abbiano fatto clic sulla tua email
- Usa argomenti accattivanti, ma assicurati di mantenere i teaser (e non usare questa tattica troppo spesso!)
- Invia solo e-mail di valore per il tuo pubblico, non solo per il gusto di farlo. Potresti avere un nuovo oratore da annunciare, un concorso per la loro partecipazione, un buono per uno sconto da uno sponsor … i tuoi destinatari devono sapere che quando vedono un’email da te, ci sarà sempre un buon motivo per aprire e interagire con il tuo marchio
- Le foto ei video sono un ottimo modo per ravvivare un’e-mail di testo, quindi usali liberamente
- Tutti i tuoi contatti di marketing pre-evento dovrebbero preoccuparsi di creare entusiasmo e creare un brusio, quindi pensa in modo creativo a come questo può essere raggiunto
- Incoraggia il coinvolgimento il più possibile prima dell’evento stesso, poiché avere una comunità attiva aiuterà con l’interazione nel corso della giornata
Pubblicità digitale e volantini
Esplora le piattaforme online utilizzate dai tuoi potenziali partecipanti, inclusi i social media. Grazie alla capacità di monitorare i tuoi annunci online, è un modo molto affidabile per fare pubblicità, quindi sarai in grado di vedere abbastanza rapidamente quali siti web funzionano per te e quali no.
Non dimenticare però che, anche se ospiterai un evento virtuale, potresti voler attirare i partecipanti il cui metodo di comunicazione preferito è la stampa. Non lasciare questi potenziali ospiti al freddo e guarda bene alcune forme di pubblicità più tradizionali.
Social media
Non sorprende che i social media siano un brillante strumento di marketing per eventi virtuali. Se non disponi già di account di social media, dai un’occhiata a quelli più grandi, scopri quali preferiscono i tuoi potenziali delegati e quali si adattano meglio al tuo marchio e ai tuoi contenuti. Non è necessario occupare tutte le piattaforme ma è necessario coprire le proprie basi.
Molti organizzatori di eventi optano per un unico canale sulle piattaforme scelte dedicato al loro marchio su cui vengono assegnati hashtag specifici per gli eventi separati. Ciò significa che puoi creare follower anno dopo anno, ma possono filtrare i tuoi post per eventi specifici se lo desiderano.
I social media sono un ottimo modo per creare un seguito e far interagire i partecipanti tra loro prima e durante il tuo evento. Oltre a rompere il ghiaccio prima del grande giorno, incoraggia anche il networking, uno degli aspetti più difficili di un evento dal vivo da ricreare in un formato online.
Gli eventi dal vivo offrono agli organizzatori ogni sorta di opportunità per creare immagini e video “condivisibili”. Animatori, cibo ben presentato, contatti, oratori ospiti e “spot” di celebrità. Questo è un modo così potente per spargere la voce sul tuo evento e mostrare alle persone che non ce l’hanno fatta quello che si stanno perdendo. Non solo offre agli estranei un’idea dell’evento che hai creato, ma viene fornito con l’approvazione di uno dei tuoi possessori di biglietto pagante. Cosa potrebbe esserci di meglio? È improbabile che questi momenti si verifichino naturalmente durante un evento virtuale per ovvie ragioni. Pensa a come puoi creare opportunità per i tuoi partecipanti di “condividere” le loro esperienze con i loro follower online.
Networking
Creando un’app per cellulare per il tuo evento virtuale, puoi incoraggiare i tuoi delegati a trovarsi e incontrarsi digitalmente. Certo, non è come farlo faccia a faccia davanti a un bicchiere di qualcosa alla festa post-spettacolo, ma i risultati potrebbero rivelarsi altrettanto produttivi. Un’app per eventi è anche un’ottima idea per aiutare i partecipanti a creare programmi personalizzati e per pubblicare domande agli oratori e rispondere ai sondaggi in specifici colloqui.
